只读岗位示例 · 示例数据与预设建议，不连接企业系统

董事会秘书工作台参考

档案文库 · 董事会秘书

董事会办公室示例期间：2026年8月 · 第 34 周示例更新时间：08-18 08:00

示例通知（2）

中报底稿归档时限提醒（8-20）
系统 · 今天 08:00
审计委纪要新增签署：苏晴已签
系统 · 1 小时前

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12 条示例记录

文库总卷数

1,286

2026 新增 214 卷

归档及时率

99%

会后 5 日内归档为标准

待归档事项

中报底稿 · 2 份纪要签署中

平均检索耗时（秒）

2.3

全文索引 · 跨库联检

文库结构 · 按类别

共 1286 卷

公告文库

55% · 707 卷 · 全文可检

三会档案

32% · 412 卷 · 会议底稿

投关与治理资料

13% · 167 卷 · 制度 / 纪要

档案保管期限按监管要求执行：会议档案 10 年、披露底稿 10 年、投资者关系资料 5 年。

待归档事项 · 3 项

按时限排序

底稿

中报披露工作底稿

含核校记录 · 8-20 前入库

归档（示例操作）

纪要

审计委员会 8 月专项会纪要

委员签署中 · 签毕即归

刷新签署（示例操作）

纪要

联合调研纪要（已公开）

留档副本 · 本周入库

归档（示例操作）

8-26 董事会决议公告与纪要将分别于会后 1 日 / 5 日内进入归档队列，已在文库预建卷宗。

三会决议文库 · 2026

决议名称	会议	日期	表决结果	卷宗号	操作
中报审计沟通事项决议审计委 8 月专项会	审计委员会	08-06	3 票通过	AR-2026-061	卷宗（示例操作）
中期治理专项 9 项决议含中期分配预案 · HWTEK 框架	三届十一次	06-24	9 票通过	BD-2026-011	卷宗（示例操作）
HWTEK 增资尽调范围决议战略委 Q2 会议	战略委员会	06-10	3 票通过	SC-2026-008	卷宗（示例操作）
2025 年度股东大会 7 项决议年报 / 分红 / 续聘等	年度股东大会	05-20	均高票通过	GM-2026-001	卷宗（示例操作）
年报相关 8 项决议年报 / 利润分配 / 续聘	三届十次	04-28	8 票通过	BD-2026-010	卷宗（示例操作）
关联交易等 8 项决议（通讯）关联交易 1 项弃权	三届九次	03-19	7 通过 1 弃权	BD-2026-009	卷宗（示例操作）

跨库检索 · 常用入口

导出清册（示例操作）利用申请（示例操作）全文索引覆盖 1286 卷

公告全文检索

707 卷 · 支持决议关键词定位

进入检索（示例操作）

会议底稿库

412 卷 · 按会议 / 议案双维度

进入底稿库（示例操作）

建议样本

基于当前数据

预先编写的建议样本，未连接实时AI或企业数据。

下一步建议

档案动态：① 本月新增归档 18 件（董事会决议 6、公告 5、会议记录 4、合同 3），已全部完成编号与电子化；② 待归档 3 件：8-26 会议材料将在会后归档，HWTEK 增资尽调底稿 8-22 前归档，Q2 业绩说明会纪要今日归档；③ 借阅申请 2 条待批（审计委员会调阅 2024 年薪酬议案、法务调阅苏州二期合同），建议今日审批。

风险提醒

风险提醒：① HWTEK 增资尽调底稿含敏感信息，归档时请按密级设置访问权限，知情人范围与内幕信息登记保持一致；② 电子化扫描件建议做 OCR 校验，防止关键数字失真；③ 档案借阅超期 1 件（独立董事借阅的 ESG 材料已 14 天），建议催还或续期登记。

复盘洞察

复盘洞察：① 年度归档率 92%，电子化率 100%，档案管理规范；② 借阅流程平均 1 天，建议把常见资料（章程/议事规则/授权清单）做成自助下载区，降低借阅频次；③ 建议把归档节点与会议、公告流程联动，实现「决议即归档」的自动化。

治理制度文库

27 项制度 · 含历史版本对照

进入文库（示例操作）

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