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董事会秘书工作台参考

会议筹备 · 董事会秘书

董事会办公室示例期间：2026年8月 · 第 34 周示例更新时间：08-18 08:00

示例通知（2）

独立董事苏晴出席确认待回传
系统 · 今天 09:30
8-24 通讯出席彩排日历已建
系统 · 昨天

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36 条示例记录

下一次会议

8-26 三届十二次 · 剩 8 天

本次议案材料

546 页 · 8-14 已送达

出席确认

9/10

现场 8 · 通讯 1 · 待确认 1

筹备任务完成率

78%

18/23 项 · 按计划推进

议案征集 1项

三季报预启动（下次会议）

来源宋岚

预备

负责人财务部

节点9-11 征集截止

材料汇编 0项

此阶段无示例事项

送达审阅 3项

HWTEK 增资扩股议案

来源刘志远

重点

负责人总经理办

节点8-24 意见回收

苏州二期分期方案

来源周天成

常规

负责人工程部

节点8-14 已送达

订阅制转型方案

来源高铭

重点

负责人软件业务

节点8-14 已送达

会务就绪 2项

高管考核办法

来源陈国华

常规

负责人董办

节点8-25 会场就绪

续聘天健所议案

来源许文静

常规

负责人董办

节点8-25 表决器调试

8-26 三届十二次董事会 · 议程

杭州总部 3 号会议室 · 14:00 · 约 3.5 小时

14:00

议案一至二：中报与利润分配

财务总监宋岚汇报 · 40 分钟

14:45

议案三：HWTEK 增资扩股

总经理刘志远汇报 · 重点讨论 · 60 分钟

15:50

议案四至五：苏州二期 / 订阅制转型

分管高管汇报 · 50 分钟

16:45

议案六至七及逐项表决

续聘天健所 · 高管考核办法

17:20

其他事项与闭会

纪要签署安排 · 当日决议公告

8-26 会务保障清单

关键动作 8 项

完成

会议通知与材料送达（8-14）

提前 12 天 · 符合章程要求

完成

监事会意见征询函发出

HWTEK 议案 · 8-24 回收

在办

出席确认与通讯测试

剩 1 人待确认 · 8-24 通讯彩排

在办

决议公告预披露稿核校

7 项议案 · 双人核校中

待办

会场布置与表决器调试

8-25 下午 · 3 号会议室

8-28 监事会例会为配合事项：议程草案已由监事会办公室发出，董办负责场地与纪要支持。

三会运作台账 · 2026

会议	日期	形式	议案数	决议	披露	纪要
三届十二次董事会 7 项议案 · 筹备完成率 78%	08-26	现场	7	—	预备中	材料包（示例操作）
监事会 8 月例会（会务配合） 4 项议程 · 场地与纪要支持	08-28	现场	—	—	配合事项	议程已发
审计委员会 8 月专项会中报审计沟通 · 3 项议题	08-06	现场	3	3 通过	已披露	纪要（示例操作）
三届十一次董事会 9 项议案 · 中期治理专项	06-24	现场	9	9 通过	已披露	纪要（示例操作）
2025 年度股东大会 7 项议案 · 出席股东代表 62%	05-20	现场	7	7 通过	已披露	决议（示例操作）
三届十次董事会 8 项议案 · 年报相关	04-28	现场	8	8 通过	已披露	纪要（示例操作）
三届九次董事会（通讯） 8 项议案 · 关联交易 1 项弃权	03-19	通讯	8	7 通过 1 弃权	已披露	纪要（示例操作）

会议组织进度

基于本月数据

8-26 董事会

材料 80%

8-28 监事会

材料 60%

9 月股东大会

筹备 20%

审计委员会

8-25

薪酬委员会

待定

会议待办

4 项

通知

8-26 董事会 · 通知与材料送达

本周三 · 双人复核

送达（示例操作）

合规

议案 · 程序合规终审

回避/附件/版本

终审（示例操作）

记录

会议记录 · 模板准备

含录音转写

准备（示例操作）

决议

决议草稿 · 预拟

4 项议案

预拟（示例操作）

建议样本

基于当前数据

预先编写的建议样本，未连接实时AI或企业数据。

下一步建议

今日优先级建议：① 8-26 董事会通知与材料本周三送达，采用双人复核制，重点核对签字页与附件版本；② 议案程序合规终审今天完成，回避表决清单与通知时限逐项过；③ 决议草稿按 4 项议案预拟，会后 24 小时内完成正式决议与公告衔接。

风险提醒

风险提醒：① 8 月下旬 4 场会议（董事会/监事会/审计委/股东会筹备）撞期，建议明确每场会议的责任人并建立会务 checklist，防止材料交叉出错；② 材料送达若晚于通知时限，违反章程程序，务必倒排时间表；③ 股东大会筹备进度 20% 偏慢，若 9 月召开需本周启动场地与网络投票通道确认。

复盘洞察

复盘洞察：① 双人复核制上线后材料完备率 100%，建议固化为会务标准动作；② 会议记录转写+人工校对的模式效率提升 40%，建议推广；③ 建议把会务 checklist 沉淀为可复用模板，新会议直接套用，减少筹备遗漏。

会议洞察

摘要

时效

材料提前送达 5 天

合规 ≥3 天

完备

材料完备率 100%

双人复核制

出席

预计出席率 100%

已全部确认

负荷

8 月下旬 4 场会议

建议错峰

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